|自己評価書目次に戻る|

基準11 管理運営

 

(1)観点ごとの自己評価

 

観点11−1−1: 管理運営のための組織及び事務組織が,短期大学の目的の達成に向けて支援するという任務を果たす上で,適切な規模と機能を持っているか。また,必要な職員が配置されているか。

 

【観点に係る状況】

 学長の下に教養科,看護学科,幼児教育学科,地域福祉学科,地域看護学専攻科及び事務局,学生部,図書館を設置している。各学科に学科長(教員),教養科及び地域看護学専攻科にそれぞれ科長(教員)を置いている。事務局に事務局長,学生部に学生部長及び学生部次長(いずれも教員),図書館に図書館長(教員)を置いている。総務課に総務課長,学務課に学務課長(教員)を置いている。機構の詳細及び事務分掌は運営組織図のとおりである(別添資料11−1:「新見市事務分掌規則」,11−2:「運営組織図」参照)。

 事務職員数は,事務局長を含めて事務局職員8人(総務課2人,学務課4人,図書館1人)及び臨時職員3人である。

 

【分析結果とその根拠理由】

 教育研究組織である各学科に学科長,教養科及び専攻科に科長を置き,事務組織に事務局長及び事務職員7人を配置して管理運営にあたっている。教育研究組織との連携を緊密にすることを目的として,学生部,学務課及び図書館には教員の身分をもつ管理職を併任している。これらのことから,短期大学の目的の達成に向けて支援するという任務を果たす上で,適切な規模と機能を持ち,必要な職員が配置されていると認識している。ただし,近年設置者によって事務職員が減員されているので,事務組織が短期大学の目的の達成に向けて支援するという任務が低下しないよう努めることの必要性を認識している。

 

 

観点11−1−2: 短期大学の目的を達成するために,効果的な意思決定が行える組織形態となっているか。

 

【観点に係る状況】

 学内における意志決定機関として教授会が設置されている(学則第36条)。教授会の下部機関として各種委員会が設置されている(学則第39条)。また,各学科に学科会議,教養科会議及び専攻科会議が設置されている。定例教授会は原則として月1回開催され,その他入学試験実施後の合格者決定教授会,入学式前の入学者決定教授会,卒業・修了者決定教授会が開催され,必要に応じて臨時教授会が開催されている(別添資料11−3:「学則」参照)。

 

【分析結果とその根拠理由】

 意志決定機関として教授会が設置され,専門的な審議機関として各種委員会及び学科会議等が設置されている。教授会は原則として月1回以上開催されていることから,短期大学の目的を達成するために,効果的な意思決定が行える組織形態となっている。

 

 

観点11−1−3: 学生,教員,事務職員等,その他学外関係者のニーズを把握し,適切な形で管理運営に反映されているか。

 

【観点に係る状況】

 学生のニーズについては,担任・副担任教員から学科会議等で,または学生部・学務課から教務委員会または学生生活委員会で把握し,これらを経て管理運営及び教授会に,教員のニーズは学科会議等または各種委員会を経て教授会の議事にそれぞれ反映されている。事務職員のニーズは,事務局で把握するか,または職掌の各種委員会を経て管理運営及び教授会の議事に反映される。学外関係者については,後援会理事,同窓会評議委員等との懇談会を開催して意見を聴取し,事務局または各種委員会を経て管理運営及び教授会の議事に反映されている(訪問時に議事録を参照されたい)。

 

【分析結果とその根拠理由】

 各種委員会,学科会議,事務局等において学生,教員,事務職員等,その他学外関係者のニーズを把握し,適切な形で管理運営に反映されている。

 

 

観点11−1−4: 監事が置かれている場合には,監事が適切な役割を果たしているか。

 

【観点に係る状況】

 地方自治法の規定に基づき監査委員が置かれ(議会選出1人,学識経験者1人),毎月出納検査が,定期監査が年1回行なわれている。指摘された事項については,改善措置を行っている(『自己評価書』79-80頁)。

 

【分析結果とその根拠理由】

 地方自治法の定めるところにより,監査が実施されていることから,監事が適切な役割を果たしていると認識している。

 

 

観点11−1−5: 管理運営のための組織及び事務組織が十分に任務を果たすことができるよう,研修等,管理運営に関わる職員の資質の向上のための取組が組織的に行われているか。

 

【観点に係る状況】

 全国公立短期大学協会等が毎年実施している事務局職員研修に積極的に参加し資質の向上に努めている(別添資料11−5:「公立短期大学事務職員中央研修会」参照)。学務課職員については,「中国・四国地区学生指導職員研修会」に派遣し,必要な研修を行っている(別添資料11−4参照)。ただし,本学独自の研修等は実施していない。

 

【分析結果とその根拠理由】

 全国公立短期大学協会及び「中国・四国地区学生指導職員研修会」に派遣し,必要な研修を行っていることから,管理運営に係わる職員の資質の向上のための取組が組織的に行なわれていると認識している。

 

 

観点11−2−1: 管理運営に関する方針が明確に定められ,その方針に基づき,学内の諸規定が整備されるとともに,管理運営に関わる委員や役員の選考,採用に関する規定や方針,及び各構成員の責務と権限が文書として明確に示されているか

 

【観点に係る状況】

管理運営に関する方針について,組織及び事務分掌については,「新見市事務分掌規則 第4章 短期大学」(第1521条)(別添資料11−1参照)に,教授会等の職責については学則にそれぞれ明示されている。これらに基づいて「新見公立短期大学教授会運営規程」,「新見公立短期大学委員会規程」,「新見公立短期大学情報システム委員会規程」,「新見公立短期大学図書館規程」等が定められている。

 学長の選任については「新見公立短期大学学長選考規程」,学科長の選考については「新見公立短期大学学科長選考規程」,学生部長,学生部次長,学務課長の選考については「新見公立短期大学学生部長選考規程」,図書館長の選考については「新見公立短期大学図書館長選考規程」を定めている(学内ホームページ掲載。訪問時に参照されたい)。

 

【分析結果とその根拠理由】

 本学の組織及び事務分掌については,「新見市事務分掌規則 第4章 短期大学」(第15〜第21条)に,その管理運営に関する方針が定められている。学内の諸組織については,学則に基本的な方針が定められ,これに基づいて学内規程が定められている。また,管理運営に関わる委員や役員の選考については,「新見公立短期大学学長選考規程」等が制定されていることから,管理運営に関する方針が明確に定められ,その方針に基づき,学内の諸規定が整備されるとともに,管理運営に関わる委員や役員の選考,採用に関する規定や方針,及び構成員の責務と権限が文書として明確に示されていると認識している。

 

 

観点11−2−2: 適切な意思決定を行うために使用される短期大学の目的,計画,活動状況に関するデータや情報が,蓄積されているとともに,短期大学の構成員が必要に応じてアクセスできるようなシステムが構築され,機能しているか。

 

【観点に係る状況】

 本学の目的は,学則第1条に規定されており,構成員に配布されている学生便覧に掲載されているとともに学内ホームページ上にも掲載されている。計画,活動状況が審議される教授会については,毎回その議事要旨が作成され,総務課内に永年保存されるとともに,教職員全員に配布されている。委員会の活動については,それぞれの事務分掌に従って事務局に保存されるとともに,主要な内容については,教授会で報告され,教授会議事要旨に掲載されている。これらの保存されている議事要旨については,必要により教職員が閲覧することができる(訪問時に参照されたい)。

 

【分析結果とその根拠理由】

 本学の目的は,構成員に配布されている学生便覧に掲載されている。計画,活動状況が審議される教授会については,毎回その議事要旨が整備され,総務課内に永年保存されるとともに,教職員全員に配布されている。委員会の活動については,それぞれの事務分掌に従って事務局に保存されるとともに,主要な内容については,教授会で報告されている。過去の議事要旨等については,必要により教職員が閲覧することができることから適切な意志決定を行うために使用される短期大学の目的,計画,活動状況に関するデータや情報が蓄積されているとともに,短期大学の構成員が必要に応じてアクセスできるようなシステムが構築され,機能している。しかし,各種の記録を系統的に保存するための書式の統一や保存方法に関する基準等については,現在のところまだ不十分であり,今後の整備の必要性を認識している。

 

 

観点11−3−1:  各短期大学の活動の総合的な状況について,根拠となる資料やデータ等に基づいて,自己点検・評価(現状・問題点の把握,改善点の指摘等)を適切に実施できる体制が整備され,機能しているか。

 

【観点に係る状況】

 平成7年度に学則を改正し,学則に基づいて自己点検・評価委員会を設置した。その後,平成9年度に全般的な資料の収集と自己点検評価,平成12年度に教員の教育研究活動に関する資料の収集と自己点検評価,平成14年度に学生生活に関する調査と自己点検評価を順次実施した。また,平成15年度には各学科の教育状況及び教員の教育研究活動等について自己点検・評価を行い,それをもとに外部評価を実施した。これらの自己点検評価の実務は,課題ごとに所管する委員会及び事務組織,または学長の指名する教員が実施し,総括的な評価について主として自己点検・評価委員会が行った。自己点検評価した結果を,短期大学の運営・学生募集方法等に適宜反映させてきた(訪問時に参照されたい)。

 

【分析結果とその根拠理由】

 平成7年度に学則を改正し,学則に基づいて自己点検・評価委員会を設置して以来,順次課題ごとに根拠となる資料やデータを収集し,これに基づいて自己点検・評価を実施した。また,その結果を適宜,短期大学の運営・学生募集方法等に適宜反映させてきたことから,各短期大学の活動の総合的な状況について,根拠となる資料やデータ等に基づいて,自己点検・評価を適切に実施できる体制が整備され,機能している。

 

 

観点11−3−2: 自己点検・評価の結果が短期大学内及び社会に対して広く公開されているか。

 

【観点に係る状況】

 観点11−3−1で実施した各自己点検・評価の結果は,その都度報告書にまとめ,冊子として学内の全教員に配布するとともに,関係事務部局に保管し,また図書館に所蔵して,学生等に公開している。図書館所蔵の報告書については,学外者の閲覧も可能である。それぞれの冊子は,公立短期大学協会加盟の短期大学及び岡山県内の関係大学にも送付した。第2回自己点検・評価報告書については,3年間にわたって本学ホームページでもその内容の一部を開示した。

 

【分析結果とその根拠理由】

 自己点検・評価の結果は,その都度報告書にまとめ,冊子として学内の全教員に配布するとともに,関係事務部局に保管し,また図書館に所蔵して,学生等に公開している。公立短期大学協会加盟の各短期大学及び岡山県内の関係大学に送付したことから,自己点検・評価の結果が短期大学内及び社会に対して広く公開されている。

 

 

観点11−3−3: 自己点検・評価の結果について,外部者(当該短期大学の教職員以外の者)によって検証する体制が整備され,実施されているか。

 

【観点に係る状況】

平成15年度に実施した各学科の教育状況,教員の教育研究活動及び社会貢献等に関する自己点検・評価については,自己点検・評価報告書及び根拠となる資料について,学科(教養科を含む)ごとに学外の有識者を評価委員とする書面審査を行い,さらに訪問調査によって学内諸施設の視察,学長及び学科長との面談,全教員による教育研究及び社会貢献に関する口演,授業参観,卒業生及び在学生との面談を実施した。その結果を外部評価報告書としてまとめた(別添資料11−6参照)。

 

【分析結果とその根拠理由】

 平成15年度には,学外の有識者を評価委員とした外部評価を実施し,その内容を自己点検・評価報告書としてまとめたことより,自己点検・評価の結果について外部者(当該短期大学の教職員以外の者)によって検証されている。

 ただし,外部評価の実施は平成15年度及び今回(平成17年度)の機関別認証評価の2回であり,今後継続して実施するための体制を確立する必要を認識している。

 

 

観点11−3−4: 評価結果が,フィードバックされ,短期大学の目的の達成のための改善に結び付けられるようなシステムが整備され,機能しているか。

 

【観点に係る状況】

 評価結果については,その課題ごとに学科または所管する委員会等にフィードバックされて,改善が行われている。例えば,平成15年度の外部評価の実施以降,教員の研究活動を活性化する取組の結果,新見公立短期大学紀要への研究論文の投稿数が増加している(訪問時に参照されたい)。

 

【分析結果とその根拠理由】

 評価結果については,その課題ごとに学科または所管する委員会等にフィードバックされて,改善が行われていることから,評価結果がフィードバックされ,短期大学の目的の達成のために改善に結び付けられるようなシステムが整備され,機能していると考えているが,改善を系統的に実施し,その結果を検証する体制の整備については,なお改善の必要性を認識している。

 

 

(2)優れた点及び改善を要する点

 

【優れた点】

 学生部及び学務課組織の管理職を教員が併任すること,管理組織が少人数であることなどから,教員及び学生の要望等が管理運営に反映されやすい構成となっていることを挙げることができる。

 

【改善を要する点】

 市立の短期大学であることから,管理運営に関する基礎的な事項が条例及び規則で決定され,短期大学の権限外であること,事務職員の在任期間が短いことがある。事務職員に対する研修に関する取組については,従来から実施されているが,管理運営に関する記録を系統的に保存する取組,各種の評価について改善が行われたかどうかを検証する取組については,なお不十分である。

 

 

(3)基準11の自己評価の概要

 

 管理運営のための組織及び事務組織としては,教育研究組織である各学科に学科長,教養科及び専攻科に科長を置き,事務組織に事務局長及び事務職員7人を配置して管理運営に当たっている。教育研究組織との連携を緊密にすることを目的として,学生部,学務課及び図書館には教員の身分をもつ管理職を併任している。学内における意志決定機関として教授会が,その下部機関として各種委員会が設置されている。また,各学科に学科会議,教養科会議及び専攻科会議が設置されている。定例教授会は原則として月1回開催され,その他入学試験実施後の合格者決定教授会,入学式前の入学者決定教授会,卒業・修了者決定教授会が開催され,必要に応じて臨時教授会が開催されている。これらの各種委員会,学科会議,事務局等において学生,教員,事務職員等,その他学外関係者のニーズを把握し,適切な形で管理運営に反映されている。

 監査については,地方自治法の規定に基づき監査委員が置かれ(議会選出1人,学識経験者1人),毎月出納検査が,定期監査が年1回行なわれている。

 事務職員の研修については,全国公立短期大学協会が毎年実施している事務局職員研修に参加し資質の向上に努めている。また,学務課職員については,「中国・四国地区学生指導職員研修会」に派遣し,必要な研修を行っている。

 管理運営に関する方針について,組織及び事務分掌については,「新見市事務分掌規則 第4章 短期大学」(第1521条)に,教授会等の職責については「新見公立短期大学学則」(新見市規則)にそれぞれ明示されている。

 管理運営に関わる委員や役員の選考,採用に関する規定や方針については,学長の選任については「新見公立短期大学学長選考規程」,学科長の選考については「新見公立短期大学学科長選考規程」,学生部長,学生部次長,学務課長の選考については「新見公立短期大学学生部長選考規程」,図書館長の選考については「新見公立短期大学図書館長選考規程」を定めている。

短期大学の目的,計画,活動状況に関するデータや情報の蓄積及び構成員のアクセスについては,構成員に配布されている学生便覧及び学内ホームページに掲載され,計画,活動状況が審議される教授会については,毎回その議事要旨が作成され,総務課内に永年保存されるとともに,教職員全員に配布されている。委員会の活動については,それぞれの事務分掌に従って事務局に保存されるとともに,主要な内容については,教授会で報告され,教授会議事要旨に掲載されている。これらは,必要により教職員が閲覧することができる。

短期大学の自己点検・評価については,平成7年度に学則を改正し,学則に基づいて自己点検・評価委員会を設置し,これに基づいて自己点検評価を実施した。これらはその都度冊子として学内の全教員に配布するとともに,関係事務部局に保管し,また図書館に所蔵して,学生等に公開しているほか,公立短期大学協会加盟の短期大学及び岡山県内の関係大学にも送付した。さらに,平成15年度には,学外の有識者を評価委員とした外部評価を実施し,その内容を自己点検・評価報告書としてまとめて公表した。

 


|自己評価書目次に戻る|